Agenzia viaggi o fai da te? Guida alla scelta.

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Organizzare un viaggio in agenzia o in fai da te, prenotando tutto su internet in totale autonomia? Cosa conviene? Quante volte mi sono sentita porre questa domanda e quante volte (direi altrettante) sono stata in difficoltà nel dare una risposta. Non esiste una risposta giusta e univoca, così come non esiste un unico modo di viaggiare. Ognuno ha le proprie esigenze e competenze ed organizzare un viaggio, semplice o complesso che sia, richiede in ogni caso un certo impegno. Con questo mio blog post proverò a guidarvi nella scelta, per aiutarvi a capire se per la vostra prossima vacanza dovreste rivolgervi ad un’agenzia viaggi o tentare il fai da te.

Organizzare un viaggio in fai da te non è per tutti, questo lo dico subito. Non lo dico per pavoneggiarmi, dato che da anni viaggio solo e soltanto con questa modalità, quanto piuttosto per mettere le mani avanti. Vorrei subito farvi capire che, se vi sono persone con competenze specializzate in quest’ambito e che organizzano viaggi per professione, un motivo ci sarà. Pianificare un itinerario in autonomia, prenotando online e gestendo tutto senza l’aiuto di un esperto non è un’impresa impossibile, ma richiede tempo, conoscenze specifiche e una buona capacità di organizzazione.

Se vi manca anche una sola di queste tre variabili, allora il mio suggerimento è quello di rivolgervi senza remore ad un professionista.

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Organizzare un viaggio prenotando tutto on line non è per tutti e può rivelarsi anche complicato

Va detto comunque che i viaggi non sono tutti uguali. Alcuni richiedono pochissime prenotazioni mentre per altri sono necessarie tabelle excel degne di uno statista. Se volete cimentarvi per la prima volta con il fai da te, forse è il caso di cominciare dalla prima categoria, non credete?

Solitamente chi si pone il problema di organizzare un viaggio in fai da te o con agenzia viaggi specializzata lo fa sostanzialmente per una questione di costi. La maggior parte dei viaggiatori o aspiranti tali si chiede più che altro se un viaggio in agenzia risulti molto più costoso che non in fai da te. Anche in questo caso, non esiste una risposta univoca perché dipende dal viaggio.

Ma andiamo con ordine. Proverò in questo mio blog post a proporvi alcune domande, dalle cui risposte dovreste riuscire a capire se sia il caso di provare il fai da te o rivolgervi ad un’agenzia viaggi. Cominciamo.

Agenzia viaggi o fai da te? Guida alla scelta.

Prima volta?

Non si nasce organizzatori di viaggi provetti, ma lo si può diventare. Come per tutte le cose, o quasi. Ovviamente c’è sempre un punto di partenza da cui cominciare e, come già anticipato, è preferibile che questo non sia particolarmente complicato. Se avete viaggiato poco e avete poca dimestichezza con gli strumenti online, la soluzione ideale per provare ad organizzarvi in autonomia è il classico week-end in Europa o, meglio ancora in Italia.

Mi riferisco ovviamente a quel tipo di viaggio che richiede davvero poche prenotazioni, un biglietto aereo ed un hotel. Certo una volta arrivati a destinazione dovrete comunque capire cosa vedere e come spostarvi, a meno che naturalmente non desideriate un soggiorno interamente guidato, con transfer programmati. In questo caso ovviamente l’agenzia viaggi è obbligatoria.

Tipo di viaggio

Il tipo di viaggio che intendete fare è fondamentale per capire se rivolgervi ad un’agenzia viaggi o procedere in fai da te. A mio avviso vi sono sostanzialmente tre tipologie di viaggio, che ovviamente possono avere sfumature diverse (durata, destinazione, servizi inclusi) ma che bene o male sono accomunate dal tipo di configurazione.

VIAGGIO VOLO + ALLOGGIO

Si tratta, come già detto, della tipologia più semplice da organizzare perché richiede la prenotazione di due sole cose, specie poi se si viaggia in Europa, dove non è necessaria un’assicurazione sanitaria. Questo tipo di viaggio può essere organizzato in fai da te in modo molto semplice, acquistando il volo direttamente sul sito della compagnia aerea e prenotando un hotel/appartamento utilizzando uno dei tantissimi portali online dedicati (booking/hotels/airbnb/trivago/ecc).

Certo, dovrete comunque informarvi un minimo sulla destinazione, capire come spostarvi con i mezzi pubblici, valutare se esistono pass turistici e visitare le attrazioni in autonomia. Se temete di non riuscire a farlo da soli e desiderate che qualcuno organizzi tutto al posto vostro, non abbiate timore di contattare un professionista.

Per questo tipo di viaggio la destinazione, solitamente, fa la differenza. Organizzare un weekend in Europa spaventa di meno, ad esempio, del prenotare in autonomia un soggiorno a New York (o comunque fuori dall’Europa) sebbene si tratti in entrambi i casi di acquistare pochi servizi. Non è che sia più difficile prenotare un albergo a New York piuttosto che a Madrid, semplicemente molti viaggiatori, fuori Europa, temono di non poter gestire eventuali prenotazioni accessorie come assicurazioni, visti, ecc.

Come decidere in questo caso se fai da te o agenzia viaggi? La differenza la fa il prezzo. Prenotare un soggiorno come questo in fai da te costerà meno che non rivolgendosi ad un’agenzia specializzata. Questo perché comunque dovrete pagare una commissione ad un professionista che effettua le prenotazioni per voi e che questo, di fatto, è un lavoro. Questo è un aspetto che mi preme sottolineare, perché molte persone non ci pensano, lamentandosi magari del fatto che un volo se prenotato in agenzia costa di più.

Nessuno si aspetta di pagare un imbianchino professionista quanto il costo della materia prima no? Se chiedete a qualcuno di fare un lavoro al posto vostro lo dovete pagare adeguatamente, altrimenti fate da soli. Nel caso specifico di un viaggio, anche se si tratta di acquistare un solo biglietto aereo o di prenotare un hotel, l’agente dovrà verificare che questi corrispondano alle vostre esigenze, le condizioni di cancellazione, le modalità di check-in, il bagaglio consentito. Un agente di viaggio si preoccuperà di controllare che i documenti siano a posto e farà il check-in online al posto vostro. Tutto questo richiede tempo.

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Un week end in Europa è l’ideale per cominciare con il fai da te

PACCHETTO ALL INCLUSIVE/CROCIERA

Questo, a mio avviso, è il viaggio perfetto da prenotare tramite agenzia, per una questione prettamente economica. Mi riferisco a tutti quei pacchetti, solitamente gestiti e proposti da tour operator, che includono viaggio, alloggio, pensione completa, bevande, transfer. Praticamente tutto ciò di cui un viaggiatore ha bisogno. Questo genere di pacchetti è generalmente pensato per destinazioni esotiche/di mare e prevedono il pernottamento in resort di media/alta qualità. In questa categoria includo anche le crociere, sia quelle nel nostro meraviglioso Mediterraneo che quelle più lontane.

Questo genere di viaggio tutto incluso, a mio avviso, è molto più conveniente prenotarlo tramite agenzia perché le offerte risultano quasi sempre più convenienti, rispetto alla prenotazione dei singoli servizi in autonomia. Esistono anche siti internet che propongono pacchetti di questo tipo ma a mio avviso un’agente di viaggio può fornire maggiori dettagli sulle strutture e garantisce un servizio completo a 360°.

Acquistare tutti questi servizi separatamente e in autonomia spesso si rivela solo una “perdita” di tempo (uso le virgolette perché a mio avviso organizzare un viaggio non è mai tempo sprecato) e può risultare persino più costoso.

Quindi, agenzia viaggi o fai da te? Se il vostro obiettivo sono alcuni giorni di relax in un posto esotico senza dover spendere nulla (o quasi) una volta arrivati a destinazione, allora affidatevi ad un professionista e fatelo con anticipo: i tour operator riservano sempre prezzi speciali per chi prenota prima!

L’unica controindicazione per viaggi di questo tipo è che, rivolgendovi ad un’agenzia viaggi, non avrete molta flessibilità sulla durata del vostro soggiorno e sulle date di partenza. Pacchetti di questo tipo hanno solitamente una durata standard (7 notti è il più classico dei classici, ma ovviamente vi sono alcune varianti) e le partenze sono prestabilite e non quotidiane. Però devo anche specificare che anche molte compagnie aeree non effettuano voli quotidiani verso tutte le destinazioni e che quindi, anche prenotando in autonomia, potreste incappare nello stesso problema!

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Crociere e pacchetti all inclusive sono i viaggi ideali da acquistare in agenzia

VIAGGIO ON THE ROAD/ITINERANTE

Veniamo ora alla terza categoria di viaggi, quella più complicata da organizzare (ed anche la mia preferita). Con viaggio itinerante intendo tutti gli itinerari volti alla scoperta di un paese/regione specifica, organizzati a tappe e che prevedono, quindi spostamenti frequenti. Anche in questo caso vi sono infinite possibilità: c’è chi preferisce spostarsi in autonomia, altri invece si sentono più a loro agio con i mezzi pubblici locali, altri ancora optano per tour di gruppo organizzati, con bus gran turismo.

Questo è il tipo di viaggio che si presta alle variazioni più impensabili e che, di fatto, può essere confezionato su misura. È anche il tipo di vacanza più difficile da organizzare e sul quale è consigliabile ragionare bene prima di decidere se organizzarlo in fai da te o con agenzia viaggi. Qualche esempio di un viaggio di questo tipo? Un tour degli USA, un itinerario ad anello in Islanda, un viaggio alla scoperta dell’Australia, un tour del Giappone ma anche un on the road in Europa. Fattibili da organizzare in autonomia? A questo punto meglio stilare una lista di pro e contro.

Un viaggio di questo tipo, se organizzato in fai da te, da’ veramente tante soddisfazioni. Costruire un itinerario davvero su misura, studiando a fondo la meta e muoversi in totale autonomia è veramente un grandissimo piacere, almeno per la sottoscritta che, come forse saprete, non entra in un’agenzia viaggi da moltissimo tempo. Il vantaggio economico in questo caso è piuttosto significativo anche perché è molto probabile che si tratta di un viaggio piuttosto costoso. Perché si spende meno? Perché non ci sono commissioni sui voli, si ha la possibilità di monitorare la tratta di interesse in qualsiasi momento del giorno, per tutti il tempo che vogliamo, perché possiamo noleggiare l’auto con la compagnia che più ci conviene o scegliere di dormire anche in un campeggio o in un ostello (ma anche in un hotel a 5 stelle, sia chiaro!).

Perché ovviamente il lavoro ce lo facciamo da soli e non dobbiamo pagare qualcuno che lo faccia al posto nostro!

Per contro, organizzare un viaggio complesso in autonomia, richiede impegno, dedizione ed anche parecchio tempo. Spesso si tratta di dover gestire diverse prenotazioni: volo (o voli), noleggio auto, navi o altri mezzi di trasporto, hotel, escursioni in loco, visti, assicurazione e quant’altro. Occorre avere dimestichezza con gli strumenti informatici, sapere dove cercare e, ovviamente, prendersi la responsabilità di quello che si sta facendo. Non è una cosa per tutti, anche se dobbiamo ammettere che negli ultimi anni sempre più italiani si affidano alle prenotazioni online.

Se non avete alcuna esperienza in viaggi fai da te non cominciate proprio da un itinerario così complicato ma affidatevi ad un professionista!

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Per un viaggio itinerante e complesso valutate di essere in grado di gestire le tante prenotazioni necessarie

Agenzia viaggi o fai da te? La mia esperienza

Vorrei a questo punto raccontare la mia esperienza e spiegarvi perché sono ormai diversi anni che giro il mondo sempre organizzandomi i viaggi da sola. Ho cominciato anch’io con soggiorni in Europa, che non richiedevano una grande organizzazione (Londra, Spagna, Portogallo, Praga, ecc.). Quando poi è capitata l’occasione di partire per un viaggio più lontano e complesso (un on the road negli USA) ho capito che non c’era poi molta differenza con quanto già avevo fatto e mi sono lanciata. Da allora non ho più smesso.

Una sola volta mi sono rivolta ad un’agenzia viaggi, anzi a tre, per dirla tutta. Quando mi sono sposata e dovevo organizzare il mio viaggio di nozze in Australia e alle Fiji. Sapevo che potevo farcela da sola, ma per diversi motivi (tra cui anche la lista nozze) ho provato a chiedere aiuto a qualche professionista. Avevo già in mente l’itinerario che volevo fare, quindi buona parte del lavoro già l’avevo fatta io.

Come vedrete tra poco, la mia esperienza non è stata del tutto positiva, questo non vuol dire, ovviamente, che le agenzie viaggi lavorino tutte allo stesso modo e che non possano organizzare per voi il viaggio che state sognando!

AGENZIA NR. 1. Non ci hanno più richiamati, dopo il primo colloquio da cui ci aspettavamo un preventivo di partenza. Simpatici!

AGENZIA NR. 2. Spieghiamo dove vogliamo andare, che tipo di esperienze vogliamo fare e che non vogliamo alloggi particolarmente lussuosi. L’impiegata prende appunti, si capiva perfettamente che metà dei luoghi da noi elencati non sapeva manco dove fossero. Non diciamo che si tratta di un viaggio di nozze ma loro lo capiscono. Per le Fiji ci danno un catalogo con soggiorni solo in strutture di alto livello (già le avevamo viste online), senza possibilità di prenotare altrove. Ci mettono un mese per richiamarci (nonostante due solleciti da parte mia) e alla fine ci propongono un preventivo superiore di oltre 5.000€ rispetto quanto avevamo preventivato da soli, che includeva tra l’altro tutta un serie di servizi non richiesti (transfer da/per gli aeroporti con personale parlante italiano, visite guidate, cene super turistiche e super costose, alloggi solo di alto livello).

In ogni caso, a quel punto, già avevamo acquistato i voli per conto nostro per timore che aumentassero. Anche in questo caso, esperienza poco positiva. Un mese di attesa per poi renderci conto che non avevano ascoltato nulla di quello che avevamo richiesto.

AGENZIA NR. 3. Abbiamo contatto un professionista italiano ma residente in Australia, specializzato proprio nell’organizzazione di tour nella terra dei canguri, per italiani. Questa terza opzione si è rivelata positiva, se non altro per l’attenzione rivoltaci da questa persona, molto gioviale e senz’altro esperta del settore. Il problema era che non c’era margine di personalizzazione. I voli erano vincolati ad un’unica compagnia aerea (più cara rispetto alla soluzione che poi abbiamo scelto, volando alla fine con Emirates. Lo specifico perché non è che abbiamo ripiegato su un volo con 7 scali con 3 compagnie diverse per spendere meno!), gli alloggi, ancora una volta, solo e soltanto di categoria elevata e la solita serie di servizi non richiesti.

Abbiamo lavorato all’itinerario per un po’, ma alla fine il prezzo rimaneva comunque troppo alto. Avremmo dovuto spendere circa 4.000€ in più del “nostro” preventivo e abbiamo abbandonato.

In ogni caso, noi siamo riusciti ad organizzare il nostro viaggio in Australia da soli anche perché eravamo già piuttosto esperti, ma non è stato facile. Abbiamo dovuto far combaciare un volo intercontinentale con andata e ritorno da città diverse, un volo interno (sempre con partenza e arrivo diversi), un volo per le Fiji, noleggio auto, tutte le prenotazioni alberghiere e persino una nave. Ci abbiamo dedicato davvero molto tempo e persino un po’ di fatica!

Quindi, per concludere, scegliete l’agenzia viaggi se:

  • Non avete la minima esperienza in organizzazione fai da te
  • Viaggiate poco
  • Avete poca o zero dimestichezza con gli strumenti informatici
  • L’inglese vi è del tutto sconosciuto e volete andare all’estero
  • Non avete il giusto tempo da dedicare all’organizzazione
  • Volete un viaggio senza pensieri
  • Desiderate acquistare un pacchetto con formula all inclusive
  • Sognate un viaggio itinerante ma con tutti i servizi accessori quali transfer in loco e visite guidate
  • Desiderate avere un supporto costante, dall’inizio alla fine del viaggio

Scegliete il fai da te se:

  • Avete il tempo di studiare bene la destinazione

  • Sapete quali siti utilizzare per le prenotazioni

  • Siete piuttosto agili nel muovervi in un posto che non conoscete

  • Desiderate viaggiare in totale autonomia, senza guide

  • Avete un minino di conoscenza della lingua inglese

  • Il viaggio richiede poche prenotazioni

  • Il viaggio è complesso ma avete già esperienza

2 Comments on “Agenzia viaggi o fai da te? Guida alla scelta.”

  1. Anche io di solito faccio tutto per conto mio, anche perché quella dell’organizzazione del viaggio è una parte che mi piace parecchio. Mi diverto proprio a cercare gli alberghi, vedere dove sono, guardare la zona con street view… ma mi rendo conto che non è per tutti. Due volte mi sono rivolta a un’agenzia. La prima per il visto per la Russia, perché altrimenti sarei dovuta andare a Milano (a due ore da casa) per consegnare la documentazione e per ritirare il passaporto e il visto. La seconda volta il mese scorso per prenotare due biglietti per NY visto che la cifra non era esattamente bassa e l’agenzia di viaggi mi ha dato la possibilità di suddividere il pagamento tra la mia carta di credito e quella del mio compagno, cosa che sul sito della compagnia aerea non avrei potuto fare. In entrambi i casi mi sono rivolta alla stessa agenzia che tra l’altro ha un fee molto bassa.

    1. Sicuramente l’agenzia offre molti vantaggi per i pagamenti, dal dividere le spese al pagare a rate, cosa che ovviamente con il fai da te non è possibile!

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